Op zoek naar een project!

Sjoukje Bakker - project gezochtIn april 2016 besloot ik dat ik mijn eigen bedrijf wilde starten. Het was het begin van een zoektocht naar het wat, het hoe, en het waarom. De afgelopen maanden heb ik al regelmatig geblogd over welke stappen ik gezet heb om van start te kunnen. Nu nu is het echt zo ver: met ingang van deze maand ben ik actief op zoek naar een project om te gaan managen. Dat blijkt zo makkelijk nog niet. 🙂 Vandaar dat ik ook daar een project van ga maken. Zo werkt dat hè, als je projectmanager ben. En daar blog ik ook natuurlijk over. Zo werkt dat hè, als je blogger bent. Vandaag stap 1 van het project “Project gezocht”: de project-opstartfase.

De basis van projectmanagement

Omdat jullie natuurlijk niet allemaal projectmanagers zijn (of waarschijnlijk bijna allemaal niet), even de basis van projectmanagement. Er zijn allerhande definities van projecten te vinden (en ik heb er voor mijn IPMA-examen ook meerdere moeten leren). Zelf heb ik een vrij simpele definitie:

Een project levert een bepaald product op, binnen een vastgestelde periode en op basis van een vooraf afgestemd budget.

Als voorbeeld dit specifieke project: het product is een eerste opdracht, bij voorkeur voor 1 februari, tegen zo min mogelijk kosten. 

Een traditioneel project bestaat globaal uit de volgende fasen:

  • Start van het project – vastleggen van de uitgangspunten:
    • doelen, deliverables, scope, organisatie, et cetera.
    • vaststellen van het budget
    • maken van een planning
  • Uitvoering van de activiteiten van het project
  • Monitoren van de voortgang van het project
  • Afronden en evalueren van het project

Het projectstartdocument van “Project gezocht”

Normaal gesproken is een projectstartdocument (of een PID, net welke stroming je aanhangt) een redelijk lijvig document. Nu is dit natuurlijk een klein project, met een nog veel kleinere projectorganisatie, dus in dit geval past het mooi in deze blog.

Doel “Project gezocht”

Het doel van dit project is: het vinden van een geschikte startopdracht voor LM Strategie, tegen een goed en eerlijk tarief, voor een periode van minimaal 3 maanden (bij voorkeur meer).

Scope “Project gezocht”

Het gaat om het vinden van een eerste opdracht en het neerzetten van een basis voor vervolgopdrachten. Het daadwerkelijk vinden van vervolgopdrachten en het in stand houden van de blog vallen beiden buiten de scope van dit project (maar zijn wel belangrijk natuurlijk). 🙂

Projectorganisatie “Project gezocht”

De projectorganisatie is in dit geval wel heel simpel:

  • Projectmanager: ik.
  • Projectteamlid: ook ik.
  • Opdrachtgever: weer ik.
  • Leden van de Stuurgroep: mijn partner en (je raadt het al…) ik.
  • Stakeholders: mijn partner en kinderen, en daarnaast mensen uit mijn netwerk, die mijn hopelijk helpen aan een project. En eventuele projectleveranciers natuurlijk!

Deliverables van “Project gezocht”

Deliverables zijn de producten van een project: concrete dingen dus.

De belangrijkste deliverable is natuurlijk een getekende opdracht volgens bovengenoemde specificaties (minimaal 3 maanden, goed tarief, passend bij mij). Daarnaast wil ik graag nog een aantal kleinere deliverables opleveren.

Kleine deliverables

  • Een goed ingericht CV (curriculum vitae)
  • Ik heb nu natuurlijk ook al een CV, maar in de opdrachten die ik tegen kom, staat iedere keer dat een CV maximaal 5 bladzijden mag zijn. Die van mij heeft er nu maar 2. Hier moet ik dus nog even aan sleutelen. (Daar schrijf ik volgende week of zo nog een blog over.) Ook lijkt het me handig als ik wat varianten heb, die aansluiten op de verschillende type opdrachten. En dat het taalgebruik wat meer overeen komt met wat ik in de vacatures tegenkom.
  • Een goed CRM-systeem (klantsysteem)
  • De vier marketing-P'seen database waarin ik de namen van mijn contactpersonen en alle contacten kan bijhouden. Op Facebook zag ik laatst dat je gratis online systemen hebt, voor kleine bedrijven. Hier moet ik me dus in verdiepen. Ik ben nu na 2 weken zoeken al kwijt wie ik nu wat gevraagd heb… Niet handig dus 🙂
  • Een lijst met bedrijven en instellingen
  • Deze lijst bevat bedrijven en instellingen waar ik graag zou willen werken, met daarbij de contactpersonen voor zover ik die ken, en de manieren hoe je er binnen kunt komen. Bij sommige bedrijven zijn er speciale interim-pools waarvoor je je kunt inschrijven, zoals bij Post.nl en de NS. Handig om in een overzicht te hebben dus, ook voor vervolgopdrachten.
  • Een lijst van intermediairs en projectbureaus, interim-netwerken en vacaturesites
  • er zijn nogal wat bureaus die bemiddelen voor ZZP’ers. Ook zijn er veel interimmers die onderling netwerken hebben opgezet, waar je lid van kunt worden. En er zijn natuurlijk nogal wat vacaturesites. Sommige interim vacatures kom ik op al die sites tegen, en sommige maar op één. Daar wil ik ook meer inzicht in krijgen. Dit is natuurlijk ook handig voor eventuele vervolgopdrachten, als die eerste eenmaal binnen is.
  • Een goed ingerichte, professioneel ogende website en marketingmateriaal
  • De site van LM Strategie heb ik in april snel ingericht, en daarna niet meer echt aangepast. Die moet professioneler worden ingericht. Ik wil graag een professioneel logo, en daarnaast ook bijpassende visitekaartjes en meer van dat soort dingen.
  • Een financieel plan met verschillende tariefopties uitgewerkt
  • Ik heb in april al eens uitgerekend wat ik minimaal zou willen verdienen. Ook heb ik aan heel veel andere projectmanagers gevraagd wat hun tarief is, om een bandbreedte te bepalen. Nu ik aan het zoeken ben, kom ik de meest uiteenlopende tarieven tegen. Ik wil dus een beter beeld hebben wat een goed en realistisch tarief is, en daar ook alle berekeningen op los laten.
  • Overzicht van eventueel te volgen opleidingen
  • Ik heb IPMA-C gehaald en heb jaren met varianten van Prince II gewerkt. Ook heb ik al veel over Agile/Scrum en over Lean Six Sigma gelezen. In vacatures kom ik echter vaak tegen dat je hier ook certificaten voor moet hebben. Ik wil uitzoeken welke hiervan echt noodzakelijk zijn, en dan ook uitzoeken waar ik die opleidingen het beste kan volgen.

Randvoorwaarden “Project gezocht”

Als randvoorwaarden van een project neem je normaal gesproken op aan welke zaken voldaan moet zijn voor je het project succesvol kunt starten en uitvoeren. Bijvoorbeeld dat er genoeg capaciteit beschikbaar wordt gesteld. En dat je als projectmanager genoeg mandaat hebt (dus dat je bepaalde besluiten zelf mag nemen). Maar als je zelf zowel projectmanager, als projectlid, als stuurgroepvoorzitter bent… zijn er verder niet echt randvoorwaarden. Ik heb het natuurlijk allemaal zelf een beetje in de hand.

Projectrisico’s “Project gezocht”

Projectrisico’s zijn mogelijke gebeurtenissen, buiten het project, die op kunnen treden waardoor de deadline en/of de kwaliteit van een project niet gehaald kan worden zonder dat het budget overschreden wordt. Voor de hand liggende risico’s zijn in dit geval dat er niet voldoende vacatures zijn. En verder? Roep maar, projectrisico’s zelf bedenken is altijd heel ingewikkeld. Dat gaat vaak beter in een brainstormsessie met uiteenlopende betrokkenen. Ik ben benieuwd naar jullie aanvullingen!

Budget “Project gezocht”

geldHet budget is minimaal. Dat hoort natuurlijk niet in een echt budget, dan moet er een bedrag in euro’s staan. Maar in dit geval is het eigenlijk de bedoeling dat het zo min mogelijk kost natuurlijk. Als ik straks geen inkomen meer heb, is het niet handig als ik nu allemaal uitgaven doe. Tegelijkertijd kost het werven van opdrachten soms gewoon geld. Ik ga binnenkort naar een business netwerk, waarvoor ik een kleine bijdrage betaal. Ook ga ik op gesprek bij verschillende bureaus, en daar moet ik natuurlijk wel naar toe. Dit soort uitgaven zijn noodzakelijk (en ook niet erg! het hoort erbij.) Maar het lijkt me niet handig om hier vooraf een prijskaartje op te zetten. Ik bepaal per geval of ik het de moeite waard vind of niet. En in noodgevallen overleg ik het met mijn stuurgroep. 🙂

Planning “Project gezocht”

Een planning is natuurlijk wel heel relevant, ook voor dit project. Het volledige project moet uiterlijk 1 februari 2017 afgerond zijn. Dan wil ik namelijk graag weer aan het werk zijn. Eerder mag natuurlijk ook! Dat is het mooie met dit project: zodra ik een opdracht vind, is het project klaar. Misschien zijn dan nog niet alle subdeliverables afgerond, maar dat is in dit geval minder erg dan bij een echt project. Ze zullen (naar ik hoop) vooral bijdragen tot het eerder afronden van het project, dat wel.

Planning hoofddeliverable “Project gezocht”

Het project loopt van week 49 tot en met week 4. In deze weken wil ik de volgende activiteiten op regelmatige basis uitvoeren:

  • dagelijks:
    • vacatures scannen en solliciteren indien er een geschikte vacature bij zit
    • contact opnemen met minimaal 5 mensen uit mijn netwerk
    • nabellen en mailen naar mensen die na 1 week nog niet gereageerd hebben
  • wekelijks:
    • 5 mensen uit mijn Linkedin-netwerk benaderen om te vragen of ze een aanbeveling op Linkedin in willen schrijven (meelezende oudcollega’s: leef je uit! 🙂 ) en natuurlijk ook Linkedin-aanbevelingen voor anderen schrijven.
    • afspraken inplannen met mensen om mogelijkheden van projecten te bespreken

Planning overige deliverables

Voor de andere deliverables heb ik globaal de volgende planning opgesteld:

  • Week 50:
    • CV herinrichten
    • netwerken benaderen
    • CRM-systeem zoeken
    • logo laten ontwerpen
  • Week 51:
    • CRM-systeem inrichten
    • Nieuwe kaartjes laten drukken
    • Website aanpassen
  • Week 52:
    • lijst met bedrijven en instellingen afronden
    • Website afronden
  • Week 1:
    • lijst met intermediairs en netwerken afronden
    • CRM-systeem bijwerken
  • Week 2:
    • lijst met opleidingen en opleidingsinstituten afronden
    • CRM-systeem bijwerken
  • Week 3:
    • starten met eventuele opleidingen
    • CRM-systeem bijwerken

Klinkt als een strak plan toch?

Wat voor project zoek ik?

Nu de hamvraag natuurlijk: naar wat voor project ben ik precies op zoek? Daar heb ik het volgende over opgenomen op mijn CV:

Mijn persoonlijke missie is om mensen in staat te stellen om zich te ontwikkelen op persoonlijk en zakelijk niveau. Ik ben gedreven om resultaten te bereiken, die het maximale opleveren voor alle betrokkenen. Ik ben op zoek naar projecten die me uitdagen in deze missie.

Mijn brede professionele achtergrond stelt me in staat om zeer uiteenlopende projecten succesvol te managen en af te ronden. Ik ben het meest effectief in het managen van verbeterprojecten met meer uiteenlopende belangen die een persoonlijke aanpak vereisen. Mijn specialiteiten zijn het samenbrengen van mensen, waarmee ik synergie creëer om projecten succesvol en efficiënt af te ronden. Ik ben zeer resultaatgericht, maar verlies nooit de belangen en waarden van de betrokkenen uit het oog. Mijn projectmedewerkers omschrijven me als een open, vriendelijk en enthousiaste communicator, met een scherp oog voor detail.

En nu?

Nu ga ik van start! Heb je aanvullingen en/of suggesties? Zet ze vooral hieronder. Ideeën voor leuke projecten, vacatures, mensen die ik zou kunnen benaderen: allemaal zeer welkom. Ik ben heel benieuwd naar jullie input!

This Article Has 18 Comments
  1. Mariimma schreef:

    Feedback van een ZZP-er met 15 jaar projectmarige werkervaring:

    – Je projectbegroting zou in uren moeten zijn, ook voor dergelijke interne projecten.
    – Volgens mij is dit gewoon acquisitie. Daar zit geen einddatum aan maar is ongoing, met tussendoelen en -evaluaties.
    – Een opleiding volgen is een ander project dan een opdracht vinden. Hou het SMART.
    – In een CRM zitten klanten èn bedrijven. In dezelfde database.
    – Bijhouden van CRM is overhead. Ook daar zit geen eind aan. Net als administratie. Ik schrijf deze uren dan ook alszodanig weg en plan ze zo ook in: acquisitie gemiddeld 5 uur per week (bellen mailen gespreksverslagen netwerken).

    Succes!

  2. jonna@burgertrutjes schreef:

    Wow, wat een goed en duidelijk overzicht. Jij hebt wel duidelijk beeld bij wat je wilt. Dat is al een hele stap ;-). Benieuwd wat het volgende project gaat worden

  3. LekkerLevenMetMinder schreef:

    Ik liep op gegeven moment een beetje vast, maar ben dan ook geen projectmanager 😉 Maar wel een tip; Hubspot heeft meen ik een goed CRM-systeem en ik dacht ook dat dat gratis was. Hopelijk heb je snel een mooie opdracht te pakken!

    Oh, en een tip vanuit mijn eigen vakgebied; ik zou je CV echt niet onnodig gaan uitbreiden tot 4 of 5 pagina’s. Dat moet ook allemaal weer door iemand gelezen worden. Wat je natuurlijk wel kunt doen is wat CV’s van andere projectmanagers bekijken en checken of je nog onderdelen mist of dat het blijkbaar gebruikelijk is om specifieke toelichting te geven op bepaalde onderdelen.

    De uren-tip van Mariimma is ook een goede; houd alle uren bij om aan het urencriterium van de Belastingdienst te voldoen! Zeker als je nog geen/weinig opdrachten hebt, is het belangrijk om ook je eigen activiteiten bij te houden, zodat je later kunt aantonen dat je er wel zoveel uur in hebt gestoken.

  4. Vlijtig Liesje schreef:

    Ik ben onder de indruk van je uitgebreide beschrijving zeg!

  5. Pieter schreef:

    hoi, leuk verhaal alleen er moet me wel iets van het hart: Ik werk zelf in een projectorganisatie (Ja, ja, ook ik heb ipma-C gehaald…) en wat me opvalt in je verhaal is dat je enorm veel buzz woorden gebruikt. Dit wekt mijns inziens de indruk dat je een potentiële opdrachtgever wil pleasen, waardoor je veel minder authentiek overkomt. Kijk zelf maar wat je hier mee wilt.

    succes!

  6. Anita Willems schreef:

    Wat een uitgebreide planning!
    Ik lees het en word er al moe van…..
    ZZp er of projectmanager worden is duidelijk niet niks voor mij. Van een schone CRM gaat mijn hartje dan wel weer kloppen, maar dat blijf ik het liefst in loondienst doen 🙂

    Ps bedankt nog voor je tip over die boete bij de hypotheek! Dat gaan we toch nog een keer onder de loep nemen.

  7. Project Lonica schreef:

    Ha, goed bezig! En best briljant om het vinden van een project ook projectmatig aan te pakken. Met een planning en zo, netjes hoor! Ik moet er ook weer aan. Mijn huidige opdracht rond ik op 23 december af en ik heb nog geen nieuwe opdrachten voor volgend jaar. Ik vind acquisitie geloof ik wel een van de lastigste dingen van het ondernemerschap.

  8. […] ik lekker bezig ben met mijn project “Project gezocht“, leek het me handig om me eens te verdiepen in online solliciteren. Ergens een beetje gek, […]

  9. Mama Lifestyle Blog schreef:

    Spannend en leuk Sjoukje! Veel succes en ik hoop dat je snel een update plaatst.

Geef een reactie

Door de site te te blijven gebruiken, gaat u akkoord met het gebruik van cookies. meer informatie

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring mogelijk. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen.

Sluiten