Hoe kun je meer doen in minder tijd? Getting things done uitgewerkt
Ken je dat, dat je naar de winkel gaat voor nieuwe batterijen en naar buiten loopt met een tas vol boodschappen, maar geen batterijen. Dat bedenk je je pas weer als je buiten staat. Of nog erger… Als je thuis de stilstaande klok ziet hangen.
Logisch, zegt David Allen, van het boek Getting things done. Het brein kan zich niet sturen. En zich niet categoriseren. Een taak als “fietsband oppompen” krijgt evenveel prioriteit als “verzekering opzeggen voor 31 december” en “deadline artikel is over 2 dagen en er staat nog geen letter op papier”. Natuurlijk, als ik erover nadenkt, vind ik die laatste veel belangrijker. Maar als ik een lijstje moet maken met alles wat ik nog moet doen, dan komt die fietsband net zo hard langs als die deadline.
Teveel energie, te weinig tijd
In vergelijking tot de meeste mensen die ik ken, heb ik behoorlijk veel energie. Ik ben echt een doener, ik wil gewoon graag altijd iets doen. En ik ben ook nogal van de resultaten. Ik wil dingen afmaken en laten zien. Alleen… echt handig in dingen combineren en overzien ben ik niet. En ik ben ook al niet zo goed in multitasken. En wel heel goed in afgeleid worden. Dat alles leidt er toe dat niet alleen mijn omgeving doodmoe van mij wordt. Ik zelf af en toe ook wel ?
Daarom ben ik al mijn hele leven zoekende naar een manier om mijn energie te kanaliseren en de wens om dingen te maken te verenigen.
Waarom laat ik me zo makkelijk afleiden?
Twee maanden geleden deed ik een cursus Effectief werken. Ondanks het feit dat ik al vaker een cursus time management heb gedaan, heeft dit wel echt iets veranderd voor me. De trainer had daar namelijk al snel de gevoelige snaar te pakken. Ik heb allemaal doelen, en ben de hele dag bezig. Maar veel van wat ik op een dag deed, hielp mij helemaal niet om die doelen te bereiken. Maar waarom eigenlijk? Waarom ben ik niet veel meer met mijn resultaten bezig? Waarom laat ik me zo makkelijk afleiden? Daar ligt de sleutel.
Lees hier mijn eerste verslag over deze cursus
De cursus was een mooie eerste stap om hier weer eens mee aan de slag te gaan. De bewustwording. Om echt te snappen hoe ik nu verder kon hiermee, besloot ik Getting things done te lezen, omdat dat boek de basis van de cursus vormt. Gewoon om nog wat meer grip te krijgen op de materie en er echt langdurig profijt van te hebben.
Je brein is dom
De basis van David Allen’s methodologie in Getting things done is dat je brein eigenlijk heel inefficiënt werkt. En hij stelt zelfs dat je brein dom is, als het om het opslaan van informatie gaat. “Your mind is for having ideas. Not holding them” is de quote die hij op zijn homepage van Getting things done heeft staan.
Zolang je alles in je hoofd op slaat, gebeuren er twee dingen:
- Je hebt het idee dat je veel meer te doen hebt dan je eigenlijk hebt
- Je vergeet dingen op het moment dat je ze juist nodig hebt.
Help je brein
Om nu efficiënt te werken, moet je je brein helpen. Door de informatie op het goede moment onder je aandacht te brengen. Door informatie zoveel mogelijk buiten je brein op te slaan. En door efficiënt met alle inkomende informatie om te gaan. Hij heeft daar vijf stappen voor:
Stap 1: Verzamelen en vastleggen
Maak een overzicht van alles dat je bezig houdt. Het maakt hierbij niet uit of het groot of klein is, haast heeft of niet. Het doel is om alle mogelijke taken en informatie die er ligt te verzamelen. Dit kunnen dingen uit je hoofd zijn die je probeert te onthouden, maar ook emails en brieven die je hebt gekregen (van school bijvoorbeeld. Of van de kabelmaatschappij, om maar een dwarsstraat te noemen).
Stap 2: Verduidelijken
Als je eenmaal een volledig overzicht hebt, kun je echt aan de slag, door alles door te nemen en erover na te denken wat er mee moet gebeuren. Zit er een actie aan vast? “Is it actionable”? Moet je nu iets mee doen? Of moet je het bewaren omdat je er later iets mee moet doen? Of omdat je het terug moet kunnen vinden? Of kan het misschien gewoon weg?
Stap 3: Organiseren en opruimen
Ruim alle informatie op waar je het nodig hebt. Zet afspraken in je agenda, maak een lijstje met kleine dingen die je niet moet vergeten, zet boodschappen op een boodschappenlijstje. Dat soort dingen.
En voor grote projecten, en dus ook werkprojecten, maak je aparte lijsten.
Stap 4: Reflecteren en evalueren
Als je eenmaal zo’n lijstje hebt, ben je nog niet klaar. Je moet er zeer regelmatig naar kijken en bijstellen. Er komen altijd weer nieuwe acties en brieven bij per slot van rekening. Alleen als je elke week of zelfs elke dag je lijstjes doorneemt, heb je er iets aan.
Stap 5: Ga ervoor!
En dan ga je ervoor! Uitvoeren! Dat lijkt een open deur, maar na jaren in een procesmatige omgeving te hebben gewerkt, weet ik… dat is het niet. Veel mensen – ook ik – maken stapels plannen. En kijken er nooit meer naar. Daar heb je niets aan. Pas als je je plannen ook daadwerkelijk uitvoert, kom je verder.
Getting things done, het werkt!
Nu ik zo’n twee maanden met deze methode bezig ben, zie ik resultaten. Vooral die eerste drie stappen hebben daarbij enorm geholpen: het bij elkaar harken van alle informatie, het besluiten wat en wanneer er iets mee moet. En het weggooien van alles waar niets mee moet.
Natuurlijk, het lukt niet allemaal direct. Maar de eerste stappen zijn gezet. Mijn bureau ziet er niet meer uit als een ontploft archief. En ik heb sinds de cursus veel minder ’s avonds gewerkt.
Ondertussen heb ik ook echt veel bereikt deze paar weken. Ik organiseerde een grote cadeau-actie en publiceerde ook nog flink wat blogs. En ik schreef en lanceerde een nieuwe cursus.
Nu ik zo de resultaten eens evalueer, ben ik heel trots op mezelf. En blij met het resultaat. Ik ben er nog niet, ik moet nog flink wat finetunen. Maar de constante paniek die ik op de achtergrond altijd voelde is weg. Minder stress is near ?
Wat doe jij om resultaten te bereiken? Kijk jij wel eens terug naar hoe het gaat? Ken je de methode van Getting things done?
