Hoe lang moet je je papieren bewaren? Alle antwoorden verzameld!

Pas geleden ontdekte ik op onze vliering een curieuze doos. Daarin zat een map, met het opschrift: “belangrijke papieren”. Het bleken allerhande brieven te zijn van lang, lang geleden, zoals mijn eerste uitzendcontract (“Je gaat fl. 6,- per uur verdienen. Veel plezier op je eerste werkdag bij het magazijn van Intertoys. Vergeet je niet je werkbriefje te laten tekenen aan het einde van de dag?”). En ook heel belangrijk, een proefwerk over Peru, waar ik een 7- voor had. Wat heb ik toch veel geweten vroeger!

Ik snuffelde eens verder en ontdekte ook nog een kinderboek, een half voltooid borduurwerkje, een leeg schrift en wat overleden pennen. Wat fijn zeg, dat ik die doos verhuizing na verhuizing mee heb gesleept. 🙂 (Ok, waarschijnlijk hebben mijn ouders dat gedaan en heeft mijn vader deze doos ongezien mijn huis binnen geschoven op een zeker moment.) Ik deed de doos weer dicht en schoof hem terug op de plek waar hij stond. Echt ontclutteren doen we wel weer een andere keer. Ik had namelijk direct inspiratie voor dit stukje: hoe lang moet je alles eigenlijk bewaren?

Deze vraag komt regelmatig langs in allerlei varianten op allerhande fora, zowel van de echte ontclutteraars en minimalisten als van de mensen die hun financiën op orde willen brengen. De antwoorden zijn vaak bijna even divers. Tijd om het eens echt uit te zoeken!

Wat moet je precies bewaren?

Oude kinderboeken en overleden pennen, daarvan mag je natuurlijk zelf weten hoe lang je ze bewaart. En eerste contracten van baantjes die je al meer dan 20 jaar geleden uitgevoerd hebt (om en de nabij natuurlijk, ik ben heus nog altijd 29) :-)… die mogen ook wel weg. Proefwerken over Peru daarentegen, die zou ik wel altijd bewaren. Je weet maar nooit wanneer die kennis nog van pas komt per slot van rekening.

Wat moet je wél echt bewaren:

• Financiële informatie: bankinformatie, dagafschriften, creditcardafschriften en dergelijke
• Werkcontracten en salarisinformatie (of uitkeringsinformatie)
• Jaarafrekeningen van energie en water en rekeningen van telefoon, internet, etc.
• Trouwboekje, geboorteaangiften en dergelijke
• Belastingaanslagen en aangiften
• Bonnetjes die je gebruikt hebt bij je belastingaangifte
• Verzekeringspolissen
• Hypotheekinformatie
• Huurovereenkomsten
• Garantiebewijzen

Moet je het op papier bewaren?

Nee, zeker niet! Ik bewaar zelf bijna niets meer op papier. Het is maar net waar je de voorkeur aan geeft. Bijna alle administratie die ik hierboven noem, kun je namelijk opnieuw downloaden of terugvinden bij de betreffende instantie.

Trouwboekje en geboorteafschriften van mijn kinderen bewaar ik uit sentimenteel oogpunt. Je kunt altijd een afschrift uit het bevolkingsregister opvragen, dus echt noodzakelijk is het niet, mocht je niet zo sentimenteel zijn aangelegd.

Wanneer bewaar je wel iets op papier?

Eigenlijk alleen als je ergens weggaat, waarbij het wel van belang is dat je nog bij de informatie kan, is het naar mijn idee slim om de administratie op papier te bewaren. Als je bijvoorbeeld jaarlijks van energieleverancier wisselt, moet je even checken of je je jaarafrekening via de mail gekregen hebt, of via een link in de mail. In het laatste geval kan het zijn dat je er niet meer bij kan. Dan kan je ook niet meer vergelijken. In dat geval kun je de jaarrekening en de laatste afrekening dus het beste even uitprinten.

Bij mijn vorige werkgever kon ik mijn hele personeelsdossier, met salarisstrookjes, jaaropgaven en dergelijke, altijd digitaal terugvinden. Toen ik wegging,  moest ik alles wat ik wilde bewaren alsnog uitprinten. Eerlijkheid gebiedt me te zeggen dat ik dat niet volledig gedaan heb. De laatste 12 salarisstrookjes en mijn laatste 5 jaaropgaven wel en toen vond ik het wel best. Al mijn promotiebrieven (honderden! hahahaha, nee hoor) en contracten en zo waren toch niet meer van belang.

Pas op!

Voor je nu ook denkt, weg met die troep… Als je ontslagen wordt, of ziek wordt, moet je wel bij het UWV bewijzen dat je gewerkt hebt voor je een uitkering krijgt, hoeveel je verdiende en meer van die informatie (ga naar de site van het UWV voor details indien dit van toepassing is). Mocht je je loonstrookjes altijd per mail hebben ontvangen op je privé-adres, dan kun je ze natuurlijk gewoon daarin laten zitten, of op je computer opslaan.

Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren?

Financiële administratie

Onder financiële administratie versta ik je loonstrookjes, jaaropgaven en bankafschriften.

Loonstrookjes – 2 jaar

Loonstrookjes hoef je maar 2 jaar te bewaren. Dat is voldoende voor het UWV in geval van ziekte en/of ontslag.

Jaaropgaven en bankafschriften: 5 jaar

Je bent als particulier niet wettelijk verplicht om je financiële administratie (bankafschriften en loonstrookjes en zo) te bewaren. De belastingdienst mag tot 5 jaar terug nog belasting navorderen. Dus het is wel handig om die informatie dan te hebben. Bewaar dus altijd je jaaropgaven minimaal 5 jaar.

Je bankafschriften kun je bij veel banken tot 15 maanden terugvinden. Kopieën van oudere afschriften kun je ook opvragen, maar dan tegen betaling. Dus als het echt nodig is, kun je er altijd nog bij. Mocht je ze nog op papier hebben, dan hoef je ze dus maximaal 5 jaar te bewaren.

Belastinginformatie

Het scheelt per belastingsoort hoe lang je iets moet bewaren.

Belastingaanslagen en aangiften: 5 jaar

Al je belastinginformatie voor de inkomstenbelasting moet je 5 jaar bewaren.

Of je ze ook op papier wil bewaren, is aan jou natuurlijk. Langer dan 5 jaar hoeft in ieder geval niet. Ook deze informatie kun je namelijk digitaal terugvinden. Op Mijnbelastingdienst kun je al je aangiften van de afgelopen 5 jaar inzien.

Informatie over toeslagen

Informatie over toeslagen krijg je soms via de post (afhankelijk van je voorkeuren). Officieel moet je dat soort dingen ook 5 jaar bewaren, net als de bewijzen daarvoor. Als je gebruik maakt van je digitale inbox op Mijnoverheid.nl, kun je ze daar ook gewoon terugvinden, 5 jaar lang. Die hoef je dus ook niet per se op papier te bewaren.

Bewijzen voor aftrekposten: ook 5 jaar

Mocht je facturen of bonnen gebruikt hebben voor bepaalde aftrekposten, dan moet je die ook die 5 jaar bewaren. Veel facturen krijg je tegenwoordig ook digitaal. Die hoef je niet uit te printen, je mag ze in originele vorm bewaren (digitaal is dus prima).

Aanslagen van lokale belastingen, waterschap, et cetera : 1 jaar

Waterschapsbelasting, regionale belasting, afvalstoffenheffingen en dat soort dingen worden elk jaar opnieuw berekend. Deze hoef je maar 1 jaar te bewaren, eigenlijk gewoon tot je de volgende hebt. Ook deze informatie kun je trouwens vaak gewoon online terugvinden, als je gemeente die service biedt (en dat zijn er steeds meer). Bij mijn woonplaats kan ik ook de WOZ-waarde online terugvinden bijvoorbeeld.

Rekeningen van nuttige dingen en abonnementen

Alle rekeningen die je op regelmatige basis betaalt: 1 jaar

Energierekeningen, telefoon-, televisie- en internetrekeningen en al dat soort nuttige rekeningen hoef je ook maar 1 jaar te bewaren. Let wel op als je wisselt van maatschappij hoe lang je er nog bij kan, als je het niet via de mail gekregen hebt. Zolang je nog klant ben, kun je ze sowieso nog downloaden. En ook daarna zijn ze nog wel even beschikbaar vaak.

Ook rekeningen van andere abonnementen zoals tijdschriften, de sportschool en dergelijke hoef je maar 1 jaar te bewaren.

Ik bewaar dit soort dingen ook allemaal online in mijn mail en niet op papier. Dan kan ik er veel sneller bij als ik de gegevens van vorig jaar zoek.

Garantiebewijzen, gebruiksaanwijzingen en bonnetjes

Garantiebewijzen: zolang als de garantie geldig is

Op veel producten krijg je standaard 1, 2 of 5 jaar garantie. Zolang die geldig is, is het verstandig om de bon en het eventuele extra garantiebewijs te bewaren. Dit hoeft, in tegenstelling tot wat je vaak hoort, ook niet op papier. Zolang je de bon maar kunt tonen, ook al is deze ingescand, is het geldig.

Hier laten wij nogal eens wat steekjes vallen, ik raak dit soort dingen altijd kwijt. Mocht iemand daar een makkelijk systeem voor hebben… Graag. Overigens kregen wij bij onze laatste elektrische aankoop de bon gewoon toe gemaild door de verkoper, met daarop de garantievoorwaarden vermeld. Handige service voor ons soort mensen. 🙂

Gebruiksaanwijzingen: direct weggooien -> altijd online vindbaar

Alle gebruiksaanwijzingen van elektronische apparaten kun je tegenwoordig online terugvinden. Dus tenzij je het leuk vindt om in een boekje te bladeren als de magnetron niet doet wat je zegt, kun je deze gewoon weggooien. In geval van nood google je op het serienummer met gebruiksaanwijzing. Scheelt weer een hoop troep in de kast hè.

Dat is ook handig om te weten als je iets tweedehands koopt, of als je iets wil verkopen maar de gebruiksaanwijzing kwijt bent.

Bonnetjes: inscannen en bewaren tot je de aankoop niet meer hebt

Ooit werd mijn grote rugzak met kleding en zo gestolen tijdens een vakantie in Guatemala. Bij thuiskomst bleek dat onze reisverzekering bijna alles vergoedde. De enige eis: we moesten de aankoopbewijzen van alle meegebrachte spullen overleggen. Tja… Die van de speciaal gekochte broeken hadden we nog wel, maar verder… Gelukkig bleek na overleg met de verzekeringsmaatschappij dat ze ook gebruik maakten van standaardbedragen en kregen we dat gewoon uitgekeerd. Dat scheelde een hoop, want anders hadden we hooguit € 50 teruggekregen in plaats van de paar honderd euro die nu op onze rekening gestort werd.

Vanaf dat moment ben ik alle bonnetjes van alle kleding, cadeaus, boeken, en meer in schoenendozen gaan bewaren. Want je weet maar nooit… Om vervolgens na een paar jaar die dozen met lege papiertjes terug te vinden. Bonnetjes kunnen meestal niet zo goed tegen warmte namelijk. En bij ons op zolder… werd het blijkbaar nogal warm.

Inscannen dus

Het beste is dan ook om je bonnen in te scannen. Je hebt er speciale apps voor. Wat een oud-collega van mij altijd deed: foto van maken met zijn telefoon en daarna naar zichzelf mailen met als onderwerp de omschrijving van het product. Daarmee kon hij ze altijd in zijn mail terugvinden.

Ik moet eerlijk zeggen dat wij het weer hebben laten verslonzen. We verzamelen bonnetjes een tijdje, en daarna gooien we ze alsnog weg. Helaas. Hopelijk blijft iedereen voorlopig van onze spullen af. 🙂

Woonzaken

Huurovereenkomsten: zolang je huurt

Als je iets huurt, of het nou een huis is of een auto, daarvan moet je altijd de overeenkomst bewaren tot je de sleutel (of wat het ook is) weer hebt ingeleverd. Je kunt het inscannen voor je gemak, maar bewaar het in ieder geval wel.

Koopcontract van je huis: zolang je er woont

Een koopcontract van je huis bewaar je zolang je huis van jou is. De notaris heeft er ook eentje, dus als je hem kwijt raakt, is er nog wel een oplossing. Maar als het even kan, bewaar je deze natuurlijk gewoon.

Hypotheekinformatie: naar eigen voorkeur

Alle notariële documenten bewaar ik zolang de hypotheek loopt, maar dat is ook meer uit nostalgisch oogpunt. Het is namelijk niet noodzakelijk, alle gegevens kun je ook digitaal bij je bank inzien (gewoon via internetbankieren). Alle brieven die na die eerste ondertekening zijn gekomen, heb ik dan ook gewoon weggedaan. Als ik inlog, staat alles netjes bij elkaar, met uitleg erbij. Veel handiger dus.

Er kan veel weg

Als je het zo beziet, kan er heel veel weg eigenlijk. Dat is wel echt een verschil met zo’n 10 jaar terug, toen je alles nog op papier moest bewaren. Nu kun je gewoon inloggen op de sites van de overheid en kom je het grootste deel al tegen.

Die doos met mijn proefwerk en zo, die ga ik binnenkort maar echt eens aanpakken. Misschien. 🙂 Eerst nog maar eens speuren op Mijn.overheid.nl om te kijken of ik nog iets gemist heb.

Een handig overzicht! Hoe lang bewaar je wat?

Hoe lang moet je alles eigenlijk bewaren? En waar vind je wat? Een handige lijst met alle informatie bij elkaar.

Wil jij de checklist archiveren ontvangen? Meld je aan voor mijn nieuwsbrief en ontvang hem direct.

Ja, stuur mij dat handige overzicht!
En gelijk die handige wekelijkse nieuwsbrief met extra bespaartips