Je administratie sorteren: zo doe je dat in een handomdraai
Deze maand organiseer ik de challenge Je administratie op orde op Meer geld minder stress. Iedereen die mee doet, ontvangt handige motiverende mails met opruimtips. Helga Post van Firma Huishouden heeft speciaal voor deze challenge een mini-cursus geschreven over het opruimen van je administratie.
Deze bestaat uit de volgende zes delen:
- Deel 1 – Voorbereiding
- Deel 2 – Sorteren
- Deel 3 – Verwerken
- Deel 4 – Financiën
- Deel 5 – Rekeningen betalen
- Deel 6 – Post afhandelen
Vandaag lees je hier deel 2. Veel opruimplezier!
Ik leer je in deze aflevering een snelle manier leren om je papieren administratie te sorteren. Bovendien helpt het jou om snel een juiste beslissing te nemen. Als je grote stapels moet ordenen dan duurt het net even langer, maar we gaan het relatief snel aanpakken. Een stapel papier van ongeveer 10 centimeter werken we in een kwartiertje weg. Afgesproken?
Stap 1: klaarzetten
Leg het volgende klaar:
- je stapels papieren
- 4 dozen
- veel ruimte
Stap 2: voorbereiden
Schrijf op elke doos afzonderlijk:
1. verwerken
2. Terugdoen
3. Archiveren
4. Weggooien
Stap 3: aan de slag
Werk op de vloer als je fysiek dat toelaat, dat is het makkelijkst. Zorg ervoor dat de dozen binnen handbereik staan.
Dan ga je aan de slag:
- Pak een stapel papier en begin met sorteren.
- Pak steeds het bovenste papier van de stapel en zorg ervoor dat je over alles meteen een beslissing neemt zodat je ze niet voor een tweede keer in de handen hoeft te hebben.
- Bewaar alleen dát wat er écht toe doet!
- Haal alle post uit de enveloppen en gooi deze weg. Enveloppen gaan we niet bewaren!
- Stop niet eerder dan dat alle stapels gesorteerd zijn.
- Als alles in de dozen zit kun je de afdeling 'weggooien' meteen versnipperen of in de oud-papier-bak laten verdwijnen.
Wat stop je nu precies in die vier dozen?
Verwerken
In deze doos stop je alle lopende zaken, zoals:
- te betalen rekeningen
- lege invulformulieren die nog ingevuld moeten worden
- taken of klussen die nog moeten worden afgehandeld
- kortingsbonnen, spaarboekjes
- vakantiefolders die je nog wil bekijken
- loten waarvan de trekking nog niet is geweest
- lopende projecten
- gegevens voor de komende belastingaangifte
- kassabonnen die je nog even moet bewaren omdat je iets wil ruilen
Terugdoen
Deze doos bevat papieren die niet van jou zijn en die dus terug moeten naar de eigenaar, zoals:
- formulieren die je hebt ingevuld en nog moet opsturen
- huiswerk van je kinderen
- invulformulieren van school
- geleende kranten of tijdschriften
Archiveren
Dit is de doos (of misschien wel meer dan één doos) met heel veel papieren. Deze papieren moeten allemaal worden gearchiveerd zodat je ze gemakkelijk terug kunt vinden. Je hebt ze bewaard omdat je ze nog nodig hebt en/of omdat ze belangrijk zijn, zoals:
- afschriften van bank, giro, creditcard, lening, krediet, etc.
- betaalde rekeningen
- hypotheek voorwaarden
- huurcontract
- betalingsbewijzen
- kassabonnen van grote aankopen
- verzekeringspolissen
- arbeidscontracten
- lidmaatschapskaarten
- tekeningen van je huis
- ponskaartjes van het ziekenhuis
- garantiepapieren
- gebruiksaanwijzingen
- behaalde diploma's en certificaten
- afschrift van testament, aktes
- wegenkaarten, plattegronden
- verzamelde informatie over dingen die je nog wilt ondernemen
- autopapieren
- correspondentie, herinneringen
Weggooien
Deze doos (of dozen of zakken) bevat al het overige en moet de grootste stapel zijn. Papieren en administratie waar je niets meer mee doet of waar je niets aan hebt. Ook de zaken waar je niet zeker van bent. Weg ermee! Wanneer je twijfelt... weg! Dit zijn alle papieren zoals:
- achterhaalde informatie
- recepten die je toch nooit gaat maken
- oude reclamefolders
- betaalde rekeningen waarmee je niets kunt bij het invullen van de aangifte
- oude kranten en tijdschriften
Extra tips
- Gebruik show-mappen of de nietmachine om papieren bij elkaar te houden voordat je ze de doos met "archiveren" stopt.
- Blijf gericht bezig en neem over ieder papier een beslissing voor je verder gaat met een volgende.
- Creëer geen extra stapel met bijvoorbeeld 'nog uit te zoeken' omdat je niet weet wat je ermee moet. Beslis meteen en kies één van de vier dozen.
- Gooi doos 4 gelijk weg. Dat ruimt gelijk lekker op.
Donderdag deel 3!
Hartelijk bedankt voor je handige tips Helga! Donderdag verschijnt hier deel 3 van de minicursus, over het onderwerp Verwerken..
