In vier stappen alle papieren op de juiste plek
Deze maand organiseer ik de challenge Je administratie op orde op Meer geld minder stress. Iedereen die mee doet, ontvangt handige motiverende mails met opruimtips. Helga Post van Firma Huishouden heeft speciaal voor deze challenge een mini-cursus geschreven over het opruimen van je administratie.
Deze bestaat uit de volgende zes delen:
- Deel 1 – Voorbereiding
- Deel 2 – Sorteren
- Deel 3 – Verwerken
- Deel 4 – Financiën
- Deel 5 – Rekeningen betalen
- Deel 6 – Post afhandelen
Vandaag lees je hier deel 3. Ze vertelt ons alles over het verwerken van je papierwinkel. Veel opruimplezier!
Om mijn papieren te bewaren gebruik ik altijd ordners. Ze zijn makkelijk weg te zetten, vallen niet om, de meeste boekenkasten zijn aangepast op de afmeting van een ordner, ze zijn goedkoop, verkrijgbaar in verschillende kleuren zodat je elke kleur een betekenis kan geven (coderen) en bovendien lijkt zo'n rij mooi, netjes en opgeruimd.
Daarnaast gebruik ik veel insteekhoezen of showmappen, die waar de gaatjes aan de zijkant zitten. Papieren waar je (beter) geen gaatjes in kunt maken stop ik in een hoesje en bewaar het op deze manier in een ordner. Ze zijn ook heel handig voor kleine spullen om te bewaren, zoals losse bonnetjes of visitekaartjes.
Maar... welke papieren doe je nu waarin? Wat is nou handig? In vier stappen neem ik je er doorheen.
Stap 1: Zet alles klaar
Zet eerst alle spullen klaar. Je hebt het volgende nodig:
- ordners (minimaal 2, maar 3 is handiger)
- perforator
- tabbladen
- insteekhoezen
Stap 2: Verwerken van de lopende zaken
Als alles is klaargezet, gaan we aan de slag met de doos waarin de stapel met "te verwerken" papieren zitten. Die hebben het meeste haast per slot van rekening.
Net als bij het sorteren begin je bovenaan de stapel en werk je alle papieren één voor één af. Pas als je klaar bent met een papier ga je door naar de volgende.
Er zijn twee opties
- Dringend! Alle zaken die dringend opgelost moeten worden (verlopen rekeningen bijvoorbeeld) doe je nu meteen. Werk het af! Dat scheelt een hoop stress.
- Niet dringend. Alle papieren die je later kunt doen of waarbij je nog ergens op moet wachten, stop je eerst in een map met de titel "Lopende zaken".
Alles wat niet dringend is, los je de volgende keer op, als we daar aan zijn gekomen. Je stopt de papieren nu eerst in een map bij tabblad "betalen". Andere tabbladen in deze map zijn bijvoorbeeld: "bellen/mailen" en "terugbrengen".
Zo stop je de papieren in de map Lopende zaken
- Perforeer per stapel/categorie gaatjes in de papieren en archiveer ze achter de juiste tabbladen.
- Het allereerste tabblad in deze ordner is "betalen". Daarachter stop je alle nog te betalen rekeningen. Zo kun je elke week of maand wanneer het tijd is om te betalen in één oogopslag zien wat er betaald moet worden en hoef je niet te zoeken.
Let op: Deze ordner kan nooit echt vol zijn, anders laat je zaken te lang onafgewerkt.
Stap 3: Terugdoen
Nu de doos met "Verwerken" op is geruimd, is het tijd voor de tweede doos: "Terugdoen". Hierover kan ik kort zijn. Breng nu meteen alles terug waar het hoort! 🙂
Stap 4: Archiveren
Sorteer tot slot je stapels in de doos 'archiveren' op de door jou gemaakte categorieën.
Let op: Bewaar alleen papieren die je echt nodig hebt of die belangrijk zijn. Voor meer informatie over hoe lang je iets moet bewaren, lees je de blog Hoe lang moet je je papieren bewaren? Alle antwoorden verzameld!
Zondag deel 4!
Hartelijk bedankt weer voor je handige tips Helga! Zondag lees je deel 4 van de minicursus, over het onderwerp Financiën.
