Opdracht 8: de offline administratie op orde

Deze keer gaan we aan de slag met weer een heel nieuw onderdeel van de administratie: de papierwinkel. Altijd als het daarover gaat, haak ik zelf eigenlijk al af. Ik vind dat zo niet leuk om te doen! Ik ben echt heel blij dat tegenwoordig zoveel digitaal gaat. Zolang het in mijn mail zit, kan ik het altijd terugvinden. (Dat hoop ik dan maar in ieder geval).

Toch komt er nog wel het een en ander op papier mijn huis binnen waaien. En helaas niet alleen leuke kaarten en zo (altijd welkom natuurlijk) :-). De tandarts stuurt bijvoorbeeld nog alle facturen met de post. En de zorgverzekering ook, nu we toch in die hoek zitten. Ook mijn jaaropgaaf kwam op papier binnen. En meer van dat soort belastingachtige rommel.

Er zijn zo van die dingen die je wel moet bewaren, maar liever zo snel mogelijk ziet verdwijnen. Dat is dan ook het onderwerp van deze opdracht. Hoe ga je om met de papieren administratie?

Stap 1: bedenk een systeem

Hoe je je administratie precies in richt, is nog persoonlijker dan welke soort kasboek je wil gebruiken. Er zijn heel veel verschillende meningen over te bedenken. En om eerlijk te zijn, denk ik dat je allang een eigen systeem hebt. Of het nou een schoenendoos is, of een stapel ordners, of een grote rommel-la.

Ben je er tevreden mee?

Zo ja: dan is het prima. Houd dat gewoon lekker vol als je daar blij mee bent. Zolang het voor jou werkt, is het goed.

Ben je er niet tevreden mee? Heb je het idee dat het beter kan?

Dan heb ik een stappenplan voor je. Volg dat eerst voor je verder gaat met de opdrachten hieronder.

Klik hier om naar het eenvoudige stappenplan voor een opgeruimde administratie te gaan.

Stap 2: ruim je losliggende papieren op

Als je al een systeem hebt, dan kun je nu lekker aan de slag. 🙂 Stop al je papieren die je de laatste tijd verzameld hebt, zoals je normaal gesproken doet in je mappen, bakken of dozen. Alles wat weg kan, kun je vast weggooien. Of je wacht daar nog even mee tot stap 3.

Toch fijn als je dat weer een keer gedaan hebt, niet waar?

Stap 3: Gooi alles weg wat weg kan

Als alles weer op orde is, ga dan door alles heen en gooi weg wat er weg kan.

Waarom in deze volgorde?

Ik vind het handiger om eerst alles in mappen te doen, zodat je geen losse papieren meer hebt liggen. Daarna kun je rustig aan de slag om alles door te nemen en eventueel weg te gooien.

En nee, ik weet het. Dat werkt niet zo als je je huis opruimt. Of je schuur of zo. Maar als je aan de slag gaat met allerhande op elkaar lijkende papieren, is het wel handig als je ze eerst op de goede plek hebt liggen. Vind ik. Echt heel belangrijk is het niet. Als je maar lekker aan de slag bent. 🙂

Aan de slag!

Je kunt vaak meer weggooien dan je denkt (tenminste, in mijn geval). Hiervoor heb ik een handig overzicht gemaakt, de checklist Archiveren.

1) Download de Checklist Archiveren

Checklist archiveren

2) Vernietig alle vertrouwelijke papieren

Je kunt ze bijvoorbeeld verbranden, of door een papierversnipperaar halen. Of je kunt ze nat maken, waardoor het onleesbaar wordt en in de vuilnisbak kieperen (wel verscheuren voor je dat doet, anders lukt dat niet). Na een dag of 2 weken is alles onleesbaar geworden.

Een andere optie is dat je ze laat vernietigen. Zo heb ik mijn oude papierwinkel een paar jaar geleden allemaal in zo’n blauwe bak op kantoor gekieperd, waarvan de inhoud vertrouwelijk vernietigd werd. Mogelijk kun je ze ook bij je gemeentelijke afvaldepot inleveren. In sommige gevallen is daar een speciale bak voor. En er zijn ook nog bedrijven die zich hiermee bezig houden, maar daar hangt wel een prijskaartje aan. Tenzij het om tientallen dozen vol gaat, zou ik daar niet voor kiezen.

Stap 4: maak een afspraak met jezelf

Hoe vaak moet je nu je papieren archiveren om het op orde te houden? Wekelijks? Maandelijks? Jaarlijks (zo vlak voor de belasting de deur uit moet)?

Waar deze opdracht om gaat, is dat je even bewust erover nadenkt. Er is geen goede of foute manier, zolang je het maar consequent doet. Want of je het nu allemaal op een stapel legt, allemaal in een la gooit, of netjes in mapjes stopt… Zolang jij het terug kunt vinden als je het nodig hebt, is het goed genoeg.

Mijn voorstel

Ondanks dat ik me niet per se wil bemoeien met hoe je je papieren precies opruimt, heb ik wel een voorstel voor hoe vaak je ermee aan de slag gaat.

  • Betaal je digitale rekeningen zodra ze je mailbox binnenrollen, en check elke week op een vaste dag of je niets gemist hebt.
  • Betaal je papieren rekeningen elke week op een vaste dag.
  • Archiveer je te bewaren papieren eens per maand.
  • Schoon je archiefmappen twee keer per jaar.

Hiervoor kun je binnenkort alerts instellen via mijn programma. Dan krijg je keurig een mailtje zodra het weer geregeld moet worden. Zodra dit kan, stuur ik je een mail.

Meer hulp nodig?

Vind je je systeem toch wat onhandig? Volg dan alsnog het eenvoudige stappenplan voor een opgeruimde administratie. Dan komt het zeker goed!

Sjoukje

Op de blog Meer geld, minder stress help ik jou met praktische oplossingen voor al je geld(zorgen). Vroeger was ik projectleider en communicatiemanager bij een grote verzekeraar en daarvoor bij een grote bank. De kennis die ik daar heb opgedaan zet ik nu als fulltime blogger graag in om jou te helpen met je geldzaken. Ik schrijf van alles en nog wat over hoe je je geldzaken het beste kunt regelen. Zodat je meer geld overhoudt voor leuke dingen.

Click Here to Leave a Comment Below

Leave a Comment:

Comment moderation is enabled. Your comment may take some time to appear.