Orde in de chaos… Je administratie onder controle!

voorbereiden

Deze maand organiseer ik de challenge Je administratie op orde op Meer geld minder stress. Iedereen die mee doet, ontvangt handige motiverende mails met opruimtips.

Nu is administratie opruimen alleen niet mijn sterkste punt. Sterker nog... Ik heb het het afgelopen jaar flink verwaarloosd. Daarom leek het me verstandig om hier een echte expert bij te halen. En die heb ik gevonden. Helga Post van Firma Huishouden gaat met ons aan de slag.

Helga heeft een uitgebreide cursus geschreven over het op orde brengen van je hele huis: Orde in de chaos. En één van de hoofdstukken uit de cursus gaat over de administratie. Handig!

Speciaal voor ons heeft ze een hele handige mini-cursus geschreven. Deze bestaat uit de volgende zes delen:

 In de komende 4 weken komen alle delen hier langs. En vandaag lees je hier deel 1. Veel opruimplezier!

Deel 1: De voorbereiding

In een week verzamel je veel post. En als je deze een aantal weken opstapelt heb je snel een hele berg. Misschien is jouw papierberg al vele jaren oud en weet je niet eens meer wat je allemaal hebt bewaard. Laat staan dat je weet waar je moet beginnen om het op te ruimen. Op dat moment is papier een last en dat moet je voorkomen. Papier is niet moeilijk te organiseren, het wordt alleen een chaos wanneer je alles bewaart. Het is van belang dat je alleen dát bewaart wat belangrijk is en weet wat dát is.

Sjoukje heeft me gevraagd een gastblog voor haar lezers te schrijven waarin ik vertel over het opruimen van de administratie. Dat doe ik graag! Een administratie, en dan vooral de papierwinkel die erbij komt, is niet moeilijk te onderhouden. Je moet alleen weten hoe én het regelmatig bijhouden.

“Je administratie is meer dan een rekening betalen”

Ter voorbereiding op deze mini-cursus wil ik je allereerst wat tips meegeven. Een administratie is meer dan alleen de facturen en de rekeningafschriften. Dat is maar een stukje en heet de financiële administratie.

Sorteren en categoriseren

We gaan sorteren en categoriseren. Dat betekent dat we alles uit gaan zoeken en het overzichtelijk maken door middel van categorieën. Hiervoor heb ik een paar handige tips.

Tip 1: Maak niet teveel categorieën

Als je maar drie A4-tjes voor een categorie kunt verzamelen, maak er dan geen aparte categorie van. Je kunt ze beter samen in een plastic hoesje doen, een etiket erop met de beschrijving en achter de meest in de buurt komende categorie stoppen.

Tip 2: Gebruik geen kleuren

Het is geen goed idee om met kleuren te werken simpelweg omdat het niet werkt. Op een gegeven moment heb je te veel kleuren en raak je het overzicht kwijt. Als je dit wel zou willen dan moet je maximaal 4 kleuren gebruiken, dat is nog te overzien en te onthouden. Zo kun je gekleurde mappen of ordners gebruiken of gekleurde etiketten.

Tip 3: zorg dat je  ruimte over houdt

Je administratie groeit nog, het jaar is immers nog niet ten einde, dus bewaar ruimte om meer papieren in mappen kwijt te kunnen. Als je met een nieuw systeem begint vul dan de etiketten eerst met potlood in zodat je kunt kijken hoe je nieuwe systeem bevalt en je eventuele veranderingen makkelijk kunt doorvoeren.

Tip 4: Overige is vaag

Een categorie 'overige' is prima, maar wanneer deze te veel papieren bevat moet je toch nog eens verder nadenken. De categorie is waarschijnlijk veel te breed en wordt daardoor onoverzichtelijk.

Tip 5: Wel of niet weggooien

Als je niet zeker bent wanneer je iets wel of niet kunt weggooien moet je jezelf steeds de volgende vraag stellen: "Wat is het ergste dat er kan gebeuren als ik het weggooi?" Naar aanleiding van je eigen antwoord kun je de juiste beslissing nemen.

Tip 6: Kies een vaste plek

Kies een plek in huis, een kast, waarin alle administratie staat. Zorg ervoor dat niet overal ‘iets’ ligt. Creëer ook een werkplek in de buurt zodat je alles af kunt werken wanneer je je administratie doet.

Tip 7: Doe het regelmatig

Het regelmatig bijhouden en doen van de administratie heeft als voordeel dat je berg papieren niet (opnieuw) groeit. Maar ook zal je na een tijdje goed kunnen bepalen wat de relevantie van bepaalde papieren is. Of je het wel moet bewaren en hoe vaak je het nog nodig hebt nadat je het toch hebt bewaard. Na verloop van tijd kun je misschien zelfs een aantal categorieën schrappen.

En als laatste voordeel, maar zeker niet het onbelangrijkste, is de rust die het in je hoofd creëert. Je hoeft niet meer te zoeken, weet wat er is betaald en nog betaald moet worden en je hebt meer ruimte tot je beschikking doordat deze niet in beslag wordt genomen door de stapels papier.

Volgende week deel 2!

Hartelijk bedankt voor je handige tips Helga! Volgende week verschijnt hier deel 2 van de minicursus, over het onderwerp Sorteren.

Doe je ook mee?

Wil je ook mee doen met deze leuke challenge en de handige motiverende mails ontvangen? Lees er meer over in de blog Ook je papierwerk op orde? Doe mee!

Of... schrijf je direct in

*Disclaimer: Dit artikel bevat mogelijk affiliate links. Dit betekent dat ik een kleine commissie ontvang als jij via één van deze links iets aanschaft. Dit kost jou niets extra’s. Ik beveel alleen producten en diensten aan die ik zelf ook gebruik en waar ik voor 100% achter sta. Daarnaast bevat dit artikel afbeeldingen van Shutterstock.com. Afbeelding van een stapel kleurrijke mappen op een houten vloer gemaakt door MR Gao / Shutterstock

Sjoukje

Op de blog Meer geld, minder stress help ik jou met praktische oplossingen voor al je geld(zorgen). Vroeger was ik projectleider en communicatiemanager bij een grote verzekeraar en daarvoor bij een grote bank. De kennis die ik daar heb opgedaan zet ik nu als fulltime blogger graag in om jou te helpen met je geldzaken. Ik schrijf van alles en nog wat over hoe je je geldzaken het beste kunt regelen. Zodat je meer geld overhoudt voor leuke dingen.

Click Here to Leave a Comment Below

Leave a Comment:

Comment moderation is enabled. Your comment may take some time to appear.