Eenvoudig stappenplan voor een opgeruimde administratie

Wil je graag je administratie eens echt goed op orde brengen, zodat je altijd weet waar alles ligt, en hoe je het moet opruimen? Volg dan dit eenvoudige stappenplan voor een opgeruimde administratie.

Stap 1: Schaf 2 ordners aan

Mogelijk heb je nog twee ordners liggen, of kun je ze via een weggeefhoek krijgen. Anders moet je ze even aanschaffen. Heel duur zijn ze niet. Bij Bol.com kun je bijvoorbeeld een eenvoudige van Leitz kopen. Maar ook de Hema en de Action hebben vast goede exemplaren. Koop niet te dunne ordners, anders heb je er meer nodig. Ik vind zelf de variant met 2 ringen het handigst, omdat je daarvoor je gewone perforator kunt gebruiken.

Andere benodigdheden

  • Een perforator dus. šŸ™‚ Mocht je geen perforator hebben, dan kun je die vast wel van iemand lenen. Kopen kan ook natuurlijk, die kosten ook niet zoveel bij de Hema of Action.
  • Tabbladen of gekleurd papier (ook dat koop je bij de Action voor weinig: gekleurd knutselkarton in formaat A5 of A4).
  • Een zwarte of blauwe stift (of pen)

Stap 2: Geef de ordners namen

  • Ordner 1 noem je Lang bewaren
  • Ordner 2 noem je Kort bewaren

Stap 3: Maak categorieƫn

Maak eerst eenĀ lijstje van de benodigde categorieĆ«n.

Lang bewaren

In de map Lang bewaren heb je bijvoorbeeld de volgende categorieƫn:

  • Woonzaken:
    • Koopcontract
    • Hypotheekinformatie
    • Huurcontract
  • Burgerlijke stand:
    • Trouwpapieren
    • Samenwooncontract
    • Afschriften van je testament
    • Geboortebewijzen van je kinderen
    • Eventueel uittreksels en dergelijke
  • Levenverzekeringen en pensioenen
    • Upo’s (universeel pensioenoverzichten)
    • Polisinformatie van je levensverzekering
  • Belastingzaken
    • Je belastingaangiften
    • Jaaropgaven van je werk en de banken (als je die op papier hebt ontvangen)
    • Bewijzen voor aftrekposten (indien van toepassing)
  • Werkzaken
    • Je arbeidscontract
    • Eventuele promotiebrieven, beoordelingen en dergelijke, mocht je daaraan gehecht zijn.

Kort bewaren

In de map Kort bewaren heb je bijvoorbeeld de volgende categorieƫn:

  • Belastingen:
    • Gemeentebelasting
    • Regionale belasting
    • Waterschapsbelasting
    • Hondenbelasting
    • Overige lokale belastingen (indien van toepassing)
  • Verzekeringen:
    • Autoverzekering
    • Inboedel- en opstalverzekering
    • Reisverzekering
    • Overige verzekeringen
  • Rekeningen en abonnementen
    • Energie en water
    • Telefoon, tv en internet
    • Mobiele telefoon
    • NS
    • Sportschool en andere verenigingen
    • Tijdschriften
  • Overige papieren
    • Bijvoorbeeld informatie over school

Stap 3: Maak tabbladen

Als je officiƫle tabbladen hebt, kun je die gewoon gebruiken.

Anders maak je gaatjes in je gekleurde papier en schrijf je er met de stift de namen van de hoofdcategorieƫn op. De reden dat je gekleurd papier gebruikt, is dat je ze dan makkelijk terug kunt vinden.

Je kunt eventueel ook subcategorieĆ«n hun eigen tabblad geven, als je dat leuk vindt. Dan is bijvoorbeeld rood je hoofdcategorie, en blauw je subcategorie. Of je geeft elke categorie zijn eigen kleurtje. Als je helemaal los wil gaan, kun je de tabbladen ook nog versieren. šŸ™‚ Maak het vooral makkelijk en leuk voor jezelf, dat is de boodschap. Dan is het doen van die administratie straks ook een stuk minder naar om aan te pakken.

Stap 4: Sorteer je losse papieren

Leg alle tabbladen op de grond of op tafel (als je een flinke tafel hebt) en neem een stapel te archiveren papier in je hand. En dan ga je het keurig verdelen. Belastingen bij de belastingen, woonzaken bij de woonzaken, et cetera.

Let op: het hoeft nu nog niet op volgorde. Gewoon sorteren per onderdeel is al de eerste stap.

Stap 5: Stop de papieren bij de juiste categorie in de map

Tot slot pak je tabblad voor tabblad aan.

  • Sorteer de papieren op volgorde, van oud naar nieuw.
  • Maak overal gaatjes in en stop ze in je map.
  • Plak een gezellige sticker op het tabblad als je klaar bent. šŸ™‚ Of zet er een krul op.Ā Dan weet je dat je die gehad hebt. Dat is vooral handig als je halverwege gestopt bent, omdat je het zat bent. Dan weet je precies welke je nog moet doen.

Stap 6: Scan bonnen en garantiebewijzen in

Scan alle bonnen en garantiebewijzen in. Dat kun je doen met een printer, maar bijvoorbeeld ook gewoon met je telefoon. Je kunt ze opslaan in de app Evernote.

Stap 7: Gooi nu alles weg wat weg kan

Als alles in je mappen zit, ga dan overal door heen en gooi weg wat er weg kan. Dat geldt ook voor de papieren die niet in je mappen terecht zijn gekomen.

Je kunt vaak meer weggooienĀ dan je denkt (tenminste, in mijn geval). Hiervoor heb ik een handig overzicht gemaakt, de checklist Archiveren.

1) Download de Checklist Archiveren

Checklist archiveren

2) Vernietig alle vertrouwelijke papieren

Je kunt ze bijvoorbeeld verbranden, of door een papierversnipperaar halen. Of je kunt ze nat maken, waardoor het onleesbaar wordt en in de vuilnisbak kieperen (wel verscheuren voor je dat doet, anders lukt dat niet). Na een dag of 2 weken is alles onleesbaar geworden.

Een andere optie is dat je ze laat vernietigen. Zo heb ik mijn oude papierwinkel een paar jaar geleden allemaal in zo’n blauwe bak op kantoor gekieperd, waarvan de inhoud vertrouwelijk vernietigd werd.Ā Mogelijk kun je ze ook bij je gemeentelijke afvaldepot inleveren. In sommige gevallen is daar een speciale bak voor. En er zijn ook nog bedrijven die zich hiermee bezig houden, maar daar hangt wel een prijskaartje aan. Tenzij het om tientallen dozen vol gaat, zou ik daar niet voor kiezen.

Applaus!

Zit nu alles wat je moet bewaren in mappen?

Heel goed van je! Ik ben zo trots op je! Het is even een klusje, maar als je klaar bent, voel je je zoveel beter hĆØ!

En nu… stapĀ 7

Maak een afspraak met jezelf: Hoe vaak ga je deze mappen vullen en nalopen?

Mijn voorstel

  • Betaal je digitale rekeningen zodra ze je mailbox binnenrollen, en check elke week op een vaste dag of je niets gemist hebt.
  • Betaal je papieren rekeningen elke week op een vaste dag.
  • Archiveer je te bewaren papieren eens per maand.
  • Schoon je archiefmappen twee keer per jaar.

Hiervoor kun je binnenkort alerts instellen via mijn programma. Dan krijg je keurig een mailtje zodra het weer geregeld moet worden. Zodra dit kan, stuur ik je een mail.