8 handige opruimtips van een georganiseerde rommelkont: de administratie van Nora

Deze maand organiseer ik de challenge Je administratie op orde op Meer geld minder stress. Er doen dik 200 mensen mee, en samen ruimen we bergen en bergen papiergoed op. Op Facebook komen de mooiste foto's van dozen met achterstallige administratie voorbij. We kunnen wel wat extra inspiratie gebruiken dus...  

Daarom heb ik Ter motivatie een lezer gevraagd haar opruimverhaal te vertellen. Nu verwacht je misschien dat  dit een verhaal is van een supergeorganiseerd typje. Maar nee. 🙂 Daar is natuurlijk niets aan. 

Nora is een erkende rommelkont. Zij vertelt hoe zij haar administratie onder controle kreeg. En.. geeft 8 superfijne tips!

Een rommelig bureau is het kenmerk van een genie

Toen ik tijdens mijn eerste grotemensenbaan mijn allereerste functioneringsgesprek had, kreeg ik als kritiek: waar jij werkt, is het altijd rommelig. Hierop vond mijn moeder het leuk om een bordje voor me aan te schaffen met de tekst: “een rommelig bureau is het kenmerk van een genie”.

Ik werk als administratief/financieel medewerker. Een functie waarin het belangrijk is dat je netjes en precies werkt. En het grappige is, dat gaat prima. Sterker nog, ik ben eigenlijk een perfectionist. Ik doe mijn werk heel secuur. Maar... ondertussen verzamel ik wel altijd ‘rommel’ (mappen, aantekeningen, etc.).  En hoe leuk ik mijn werk ook vind, het is toch wat anders om dat thuis ook door te voeren en net zo secuur te zijn.

Twee administraties

Wij hebben twee administraties thuis: die van mijn man, die ZZP’er is, en onze privéadministratie. Na het einde van het jaar, gaat de hele administratie naar de accountant, die een jaarrekening uitwerkt en ook onze aangifte inkomstenbelasting doet.

Ik bewaar mijn administratie zowel digitaal als op papier. Maar, hier ben ik verandering in aan het aanbrengen. Ik wil mijn volledige administratie digitaliseren.

Tip 1: maak een back up

Als je de administratie net als ik  digitaal bewaart, maak dan regelmatig een back-up. Wij maken maandelijks een back-up en bewaren deze niet in ons eigen huis. Mocht er iets met onze woning gebeuren (brand of inbraak), hebben we altijd een back-up beschikbaar van onze volledige administratie.

Tip 2: scan alle belangrijke bonnen in

Scan alle bonnetjes die belangrijk zijn in. Regelmatig gebeurde het mij dat een kledingstuk kapot ging, dat ik net had aangeschaft. Vanwege mijn rommelige karakter was de originele bon nergens meer te vinden. Tegenwoordig scan ik alle bonnen in die ik belangrijk vind. Zo heb ik altijd de bon bij de hand, als het nodig is.

Tip 3: gebruik mappen

Maak het overzichtelijk voor jezelf door middel van mappen. Dit geldt zowel voor je digitale als papieren archief. Ik heb in ons kantoor verschillende mappen, die ik weer verdeeld heb door middel van tabbladen. Zo heb ik de map ‘Verzekeringen’ met hierin onder andere de volgende submappen: autoverzekering, reisverzekering, opstalverzekering, inboedelverzekering, overlijdensrisicoverzekering etc.

Digitaal zijn de mogelijkheden oneindig. Je kunt zoveel mappen en submappen aanmaken als dat je zelf wilt. En met de zoekfunctie op de computer vind je een document altijd terug, als je niet meer weet waar je deze digitaal opgeborgen hebt.

Tip 4: houd het bij

Houd het bij. Ja echt…. Ik heb thuis een hekel aan de administratie, ondanks dat het mijn werk is. En dus is het nogal makkelijk om iets gauw weg te stoppen in de kast en het later weer eens tevoorschijn te halen. Ik maak me ook schuldig aan dit fenomeen, zeker als ik het druk heb. Mijn oplossing: Probeer een vast moment per week te plannen voor de administratieve zaken. Als je het wekelijks bijhoudt, kost het je maar een kwartiertje per keer.

Sinds ik dat toepas, gaat het echt stukken beter.

Tip 5: plan overboekingen in

Plan de overboekingen vooraf in bij je bank. Als ik mijn administratie doe, plan ik direct de rekeningen en overboekingen in die ik heb liggen. Dit doe ik met een datum in de toekomst.

Als ik de rekening op 28 mei moet betalen, voer ik deze nu vast in met als betaaldatum 25 mei. Ik heb er verder geen omkijken meer naar en hoef er alleen maar voor te zorgen dat er geld op de rekening staat. Op deze manier vergeet ik nooit een rekening.

Tip 6: maak gebruik van overzichten

Ik maak zoveel mogelijk gebruik van overzichten en lijstjes. Ik ben geen genie op het gebied van Excel, een simpel overzicht voldoet ook. Natuurlijk kun je ook gewoon een overzicht op papier maken. Ik heb een overzicht voor mijn abonnementen en vaste lasten. Wat zijn de einddata; wanneer moet ik actie ondernemen? Ook gebruik ik een simpel kasboek. Zo heb ik zelf ongeveer 10 verschillende overzichten die ik wekelijks bijwerk. Mijn motto is: overzicht geeft inzicht.

Tip 7: controleer alles wat binnenkomt

Controleer alles! Alles wat binnen komt, controleer ik op juistheid. Ik kijk of alles is zoals ik afgesproken of afgesloten heb. Voor ik rekeningen betaal, controleer ik of alles klopt. Zo heb ik laatst de OZB-aanslag van de gemeente binnengekregen. Online heb ik gekeken naar de WOZ-waarde van vergelijkbare huizen. Hier zat een behoorlijk verschil in.

In plaats van klakkeloos te betalen, heb ik contact opgenomen met de gemeente. En met positief resultaat, ze hebben aangegeven inderdaad een fout gemaakt te hebben en de WOZ-waarde zal naar beneden bijgesteld worden.

Als je het direct bij binnenkomst controleert, scheelt dat je later een hoop gedoe. En... het kan je dus nog geld schelen ook.

Tip 8: bewaar niets onnodig

De laatste tip die ik mee wil geven en die ik ook gebruik: bewaar geen onnodige zaken. Ja, ik scan belangrijke bonnetjes in. En ja, ik bewaar alle papieren waarvan ik denk dat deze belangrijk zijn. Maar, ik bewaar geen onnodige zaken. Als ik wissel van verzekering, gooi ik mijn oude verzekeringspolis weg. Hier heb ik niets meer aan. Ik heb moeite met weggooien, maar ik dwing mezelf hiertoe.

Veel papieren hebben een bewaartermijn van 5 of 7 jaar. Zakelijk is dit weer anders. Ik zoek dit uit en zorg dat ik geen papieren bewaar die niet meer nuttig zijn en niet meer onder de bewaarplicht vallen.

Voor mijn digitale archief geldt: het kost me vrij weinig moeite en ruimte om dit oneindig te bewaren. Hier heb ik nog geen goed systeem in gevonden. Vooralsnog gaan zaken wel van de computer, maar laat ik ze nog wel op de back-up staan die ik gebruik uit tip 1.

Bonustip...

Als laatste wil ik zeggen: begin gewoon met orde scheppen! Ik weet uit ervaring dat het soms lastig is, of dat je het misschien hebt laten versloffen. Pak een kop koffie of thee en neem de stapel papieren erbij. Begin bij het begin en als je er tegen op ziet: verdeel het in stukjes. Als je het weer op orde hebt, ben je tevreden en geeft dat rust.

Bedankt!

Hartelijk bedankt voor deze fijne tips Nora! Vooral die laatste bonustip is een belangrijke. Het hoeft niet allemaal in één keer op orde. Dat is ook het idee achter onze challenge. Stapje voor stapje, dan lukt het op een gegeven moment wel.