In 3 stappen naar een effectieve planning (met de Google agenda)

Toen ik pas vertelde dat ik een maandmenu in de Google agenda zet, kreeg ik daar veel vragen over. Hoe werkt dat dan? Waarom doe je dat? Is dat echt handig? Het leek me goed om er even een aparte blog aan te wijden. Want JAA! Het is echt heel handig. Zelfs voor mensen die niet handig zijn met computers of telefoons. En zelfs voor mensen die graag een papieren agenda gebruiken.

Ok, misschien niet helemaal voor die laatste groep. Want als je een papierschrijver bent, moet je dat gewoon lekker blijven. Als je een systeem hebt dat werkt, dan wil ik je daar zeker niet van af helpen. Maar… als je nou op zoek bent naar een handig systeem, zowel voor jezelf als voor je gezin als voor je voetbalteam: dan is de Google agenda je oplossing!

En nee, dit is geen gesponsorde blog. Was het maar waar, hahaha. Ik vind het echt heel handig. En makkelijk. En ook nog leuk. Nou, dan heb je toch alle argumenten binnen.

Wat is de Google agenda?

De Google-agenda is, je raadt het al, een online agenda. Deze kun je zowel op je telefoon als op je tablet als op je computer inzien. De afspraken zijn altijd gesynchroniseerd, net als je email. En het is ook gekoppeld aan je email. Dus afspraken die je via de mail ontvangt, staan er direct in. Handig! 🙂

Waar vind ik de Google agenda?

Je kunt het natuurlijk googelen. 🙂 Of klik op deze link: Calendar.google.com Dat is natuurlijk wel zo snel.

Waarom is het zo handig?

In de basis lijkt het natuurlijk op een gewone agenda. Je kunt er alle soorten afspraken in kwijt: je eigen afspraken, alle verjaardagen, nationale feestdagen (die staan er al in), de voetbalwedstrijden van je kind, je maaltijdplanning, je herinneringen, wat je maar wilt.

Maar… het is nog veel meer…

Je kunt de agenda namelijk in onderdelen ook delen met anderen. En alleen laten zien wat jij nodig hebt. Zo kun je bijvoorbeeld je privéagenda delen met je partner. En tegelijkertijd je zakelijke afspraken met een collega of zo. Je kunt overal zelf aangeven wie wat mag zien. En dat zonder enige moeite.

En omdat je per afspraak kunt aangeven of deze wel of niet als “bezet” in je agenda moet komen te staan, heb je ook geen last van afspraken van anderen als je op zoek bent naar een geschikt tijdstip.

Maar ik heb al een digitale agenda voor mijn werk? Is het dan ook handig?

Ja, zeker. Tenzij je je werkagenda normaal gesproken ook al vol gooit met al je familiezaken. Dan lijkt het misschien wat overbodig. Zeker als je partner ook in je werkagenda kan. Of als je geen partner hebt.

In alle andere gevallen is het wel handig en niet dubbel op. Je werkafspraken kun je dan natuurlijk gewoon in je werkagenda laten staan. Zeker als je vaste uren werkt, kun je die uren gewoon blokken in je privé-agenda. Privé-afspraken die tijdens je werk zijn (tandarts of zo) kun je ook gewoon forwarden naar je werkagenda. Dan hoef je ze maar 1 keer in te typen. Dus dubbel werk is het ook niet.

Hoe werkt het precies?

In 3 stappen heb je je agenda ingericht.

Stap 1: maak een Google-account aan

Je maakt eerst een Google-account aan. Als je al een gmail-adres hebt, dan heb je dat al. En als je dat niet hebt, is het zo gebeurd. Je kunt dit trouwens ook doen met je hotmailadres, mocht je die wel hebben. Of met je Ziggo-adres. Of met je.. “verzin het maar”-e-mailadres. Dat maakt namelijk niet uit. Je kunt met elk willekeurig e-mailadres een Google-account aanmaken (zie afbeelding).

Hiervoor ga je naar Accounts.google.com

Stap 2: maak een agenda aan voor elk doel

Als je ingelogd bent op je Google-account, ga je naar Google agenda toe. Dan krijg je een basisagenda te zien, voor dat e-mailadres. Deze kun je vervolgens met allerhande extra agenda’s uitbreiden.

Zo hebben wij een familie-agenda. Daarin gaan alle afspraken voor de kinderen en alle gezinsafspraken. En… we hebben dus een agenda met alle menu’s voor de komende tijd.

Ook heb ik een eigen agenda waar al mijn afspraken in staan. Als ik alleen die afspraken wil zien, vink ik de andere agenda’s even uit door op de gekleurde vakjes naast de agendanaam te klikken. Dan kan ik precies zien hoeveel tijd ik nog heb voor bepaalde afspraken, zonder afgeleid te worden door het avondeten. Of door de zwemles van mijn dochter.

Stap 3: deel je agenda

Tot slot kun je elke agenda met iedereen delen voor wie het relevant is. Zo deel je bijvoorbeeld je privé-agenda waarschijnlijk met je partner. En je werkagenda liever met collega’s.

Je kunt ook een speciale agenda met vrienden inrichten. Of met je boekenclub. Of met je hockeyteam. Daarin kun je bijvoorbeeld opnemen wie wanneer welke hapjes regelt. Of wie er rijdt. Of welk boek je bespreekt. Ik noem maar wat. 🙂

Altijd overzicht

Doordat je alle afspraken inzichtelijk hebt, en zelf kunt kiezen of je bepaalde agenda’s wel of niet wil zien, heb je altijd overzicht. Sinds ik met deze agenda (of eigenlijk agenda’s) werk, heb ik nooit meer een dubbele afspraak gehad. En geloof me… dat had ik vaak daar voor. Omdat ik alle afspraken ook direct op mijn telefoon erin kan zetten, vergeet ik het ook niet meer te doen.

En omdat we onze familieagenda gezamenlijk vullen, zijn we allebei op de hoogte als er weer eens een uitnodiging voor een kinderfeestje binnen komt dwarrelen.

Net als bij Outlook en aanverwanten kun je afspraken laten herhalen, indien nodig. Dat is in het privéleven vooral handig bij trainingen natuurlijk. Maar ook bij mijn maaltijdplanning gebruik ik het graag.

Ik kan niet anders zeggen, het is echt ideaal. Zelfs voor vergeetachtige mensen zoals ik. 🙂

Overtuigd? Of toch niet? Ik ben benieuwd! Heb jij de Google agenda al eens geprobeerd? Of geef je de voorkeur aan papier? Of heb je nog een heel ander systeem? Vertel het me in de reacties!